PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
NOTARIA ÚNICA DE TIERRALTA
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CONTENIDO
1. ALCANCE ................................................................................................................... 3
2. OBJETIVO .................................................................................................................. 3
3. DEFINICIONES .......................................................................................................... 3
4. REFERENCIAS .......................................................................................................... 4
5. PUBLICO AL QUE VA DIRIGIDO. .............................................................................. 4
6. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE PGD ............................................ 4
6.1. Normatividad ............................................................................................................... 4
6.2. Administrativos ........................................................................................................... 6
6.3. Tecnológicos ............................................................................................................... 7
6.4. Gestión del cambio ..................................................................................................... 7
7. LINEAMIENTOS PARA EL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL ...................... 7
7.1. Política del programa de gestión documental .............................................................. 7
8. IMPORTANCIA DE LA GESTIÒN DOCUMENTAL ..................................................... 8
8.1. Tablas de Retención Documental (TRD) ..................................................................... 9
8.2. Beneficios de las Tablas de Retención Documental (TRD) ......................................... 9
8.3. Tablas de retención documental de la notaría ........................................................... 10
8.4. Cuadro de clasificación documental .......................................................................... 11
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1. ALCANCE
Realizar, diseñar e implementar Instrumentos Archivísticos que optimicen la Gestión
Documental al interior de la Notaría de conformidad con las directrices administrativas y
legales vigentes que en materia de protección, salvaguarda y custodia de la información.
2. OBJETIVO
Proporcionar los estándares tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación, en las etapas de su ciclo vital con el fin de preservar y conservar el soporte
físico, a través de la construcción del programa de gestión documental.
3. DEFINICIONES
• Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia
del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos,
actas e informes, entre otros.
• Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,
identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características
específicas.
• Tablas de Retención Documental (TRD) son un instrumento archivístico definido
por La norma ISAD-G (Norma Internacional de Descripción Archivística) que sirve
para controlar el ciclo de vida de los documentos en una organización.
• Gestión documental: conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para
administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la
recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos
deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida
de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía
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• Libro de protocolo: el Protocolo es el archivo fundamental del Notario y se forma
con todas las escrituras que se otorgan ante él y con las actuaciones y documentos
que se insertan en el mismo.
• Libro anual: inventario indicando tomo, año, nombre del primer otorgante y nombre
del último otorgante.
• Libro de relación: se anotan las escrituras en el orden en que se vayan numerando
y registradas en cinco columnas según lo estipulado en el Artículo 109 de la ley 960
de 1970.
• Libro de actas de visita : son las realizadas por los entes de vigilancia y control como
la superintendencia de notariado y registro
4. REFERENCIAS
Decreto 2148 de 1983 administrativo de función pública Artículo del 53 al 56
Archivo General de la Nación Circular N. 4 de 2003 Organización de historias laborales
Decreto 960 de 1970 artículos 106 al 118.
Decreto No. 2609 del 14 de diciembre del 2012 ." Por el cual se reglamenta el Título V de
la ley 594 del 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley, 1437 de 2011 y se dictan
otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del
Estado".
Ley 1712 de 2014 para garantizar el derecho de acceso a la información pública.
5. PUBLICO AL QUE VA DIRIGIDO.
Está dirigido a los funcionarios o contratistas que están encargados manejo, custodia y
conservación de los documentos que se desarrollan, al servicio de la notaría y entes de
control o la ciudadanía que requiera acceso a la información.
6. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE PGD
6.1. Normatividad
Todo el proceso de gestión documental de la notaría se fundamentó en el Decreto Ley 960
de 1970 en sus Artículos 106 al 118 detalla la forma específica de los libros que deben
llevar los notarios, custodia conservación y almacenamiento.
TITULO IV. DE LOS LIBROS QUE DEBEN LLEVAR LOS NOTARIOS Y DE LOS
ARCHIVOS.
CAPITULO I. DE LOS LIBROS
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Artículo 106. Libros. Corresponde al Notario llevar los siguientes libros que constituyen el
archivo de la Notaría: el Libro de Protocolo; el Libro de Relación; el Índice Anual; y el Libro
de Actas de Visita.
Artículo 107. Libro de Protocolo. El Protocolo es el archivo fundamental del Notario y se
forma con todas las escrituras que se otorgan ante él y con las actuaciones y documentos
que se insertan en el mismo. Tendrá vigencia desde el 1o. de enero hasta el 31 de diciembre
de cada año y constará del número de tomos que sea necesario formar, procurando que no
exceda de mil el número de hojas de cada tomo. Las escrituras se colocarán en el orden
numérico sucesivo que les corresponda y se numerarán las hojas que las compongan y las
de los documentos agregados.
Artículo 108. Conservación del Libro de Protocolo. Los tomos del Protocolo se coserán
y encuadernarán debidamente para que presten las mayores seguridades de integridad y
conservación. Al final de cada uno de ellos, el Notario pondrá la c correspondiente nota de
clausura con su firma entera y la fecha.
Artículo 109. Libro de Relación. Como complementario del Protocolo, el Notario llevará
el Libro de Relación en el cual se anotarán las escrituras que vayan numerando, en el orden
que lo sean , en cinco columnas que se destinarán a la consignación de los siguientes datos
en su orden: 1o. Fecha del instrumento; 2o. Número de la escritura; 3o. apellidos y nombres
de los otorgantes, vendedores, permutantes que comparezcan en primer término, donantes,
constituyentes de gravámenes, arrendadores, cancelantes, enajenantes, poderdantes,
testadores, mutuantes, protocolizantes, declarantes, etc.; 4o.nombre y apellidos de los
comparecientes de la otra parte, cuando se trate de relaciones bilaterales, y 5o. naturaleza
del acto o contrato.
Artículo 110. Relación de Comparecientes. Cuando en la columna 3a. deban anotarse
los apellidos y nombres de varios comparecientes, se escribirán los del primero y se
agregará la expresión "y otro" u "otros". Lo mismo se hará para el caso de pluralidad de
contratantes que deban inscribirse en la columna 4a. Al tratarse de protocolización de
expedientes se indicará la naturaleza del proceso y el nombre de las partes. La constitución,
incorporación, reforma, disolución o liquidación de personas jurídicas se anotará por la
razón social o la denominación estatutaria.
Artículo 111. Índice del Libro de Relación. A medida que se vayan anotando los
instrumentos en el Libro de Relación, se irá formando el Índice alfabético por los apellidos
y nombres que figuren en la columna 3a. de aquel, el cual contendrá, además, los datos de
las columnas 1a., 2a., 4a. y 5a. Este índice será también cronológico dentro de cada letra
del alfabeto.
Artículo 112. Libro de Actas de Visita. Las actas s de las visitas ordinarias o
extraordinarias que practiquen los funcionarios encargados de la vigilancia notarial,
formarán el Libro de Actas de Visita que mantendrá y guardará el Notario.
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CAPITULO II. DE LA GUARDA Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS
Artículo 113. Custodia y conservación de los archivos. Los Protocolos y libros de
Relación e Índice serán custodiados con la mayor vigilancia por los Notarios de cuyas
oficinas no podrán sacarse. Si hubiere de practicarse inspección judicial sobre alguno de
estos libros, el funcionario se trasladará con su Secretario a la Oficina del Notario respectivo
para la práctica de la diligencia.
Artículo 114. Consulta de los archivos. consultar Cualquiera persona podrá los archivos
notariales, con el permiso y bajo la vigilancia del Notario o de personas autorizadas por
éste.
Artículo 115. Envío al archivo oficial. El Protocolo y los Libros de Relación e Índice se
mantendrán en las Notarías hasta su envío al archivo o según la reglamentación que sobre
el particular se expida.
CAPITULO III. DE LA ENTREGA Y RECIBO DE LOS ARCHIVOS
Artículo 116. Entrega del archivo por traslado al archivo oficial o cambio de notario.
Tanto en el caso de traslado de los libros al archivo oficial como en el de remplazo del
Notario, habrá lugar a entrega del archivo a quien deba continuar en el ejercicio del cargo
o asuma su guarda, mediante inventario que estará intervenido por funcionario de la
vigilancia notarial o delegado de la misma. El inventario se consignará en acta de visita.
Artículo 117. Entrega de archivo. La entrega comprenderá todo el archivo a cargo del
Notario que la hace, con arreglo al inventario con que lo haya recibido e inclusión del que
haya formado en su propio ejercicio.
Artículo 118. Procedimiento de entrega del archivo. El Notario saliente hará entrega
personal del archivo al sucesor, a menos que haya imposibilidad para ello, caso en el cual
podrá hacerla su apoderado, curador, heredero, cónyuge o alba cea. Si hubiere urgencia lo
recibirá otro Notario o el Alcalde.
Artículo 119. Retiro temporal del notario. No habrá lugar a entrega en los casos de retiro
temporal del Notario por licencia, cuando se haya encargado de las funciones a persona
insinuada por el Notario y bajo la responsabilidad de éste.
6.2. Administrativos
La notaria esta comprometida con la planeación , cumplimiento de los objetivos, metas y
actividades trazadas para el desarrollo del sistema de gestión documental, utilizando las
herramientas informativas o recursos con los que cuenta
✓ Espacio adecuado para el protocolo garantizando la conservación de la
documentación, teniendo en cuenta las condiciones ambientales del mismo.
✓ Personal calificado y comprometido con el resguardo, protección y confiabilidad de la
información desarrollada en cada una de las áreas.
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✓ Las dependencias de la notaría cuentan con un espacio apropiado para las funciones
de trabajo del personal destinado al manejo del archivo.
✓ El notario lidera, revisa y aprueba el programa de gestión documental encaminado al
cumplimento de la normatividad vigente.
✓ Creación de un comité de archivo integrado por un funcionario de cada una de las
áreas.
6.3. Tecnológicos
El proceso de registro de la información dentro de la notaría se utilizan herramientas de
Excel o formatos para seguimiento y control de la documentación los cuales revisan
manualmente para su intervención. Al implementar el sistema de gestión documental será
implícito adoptar herramientas tecnológicas que permitan el crecimiento y desarrollo de este
dentro de la organización.
6.4. Gestión del cambio
Se realizarán capacitaciones o talleres en donde se explicarán con casos tomados del
proceso implementado de gestión documental generando una cultura en todos los
miembros de la notaría. Se diseñarán presentaciones que orienten a todo el personal y
estrategias necesarias para adoptar las directrices establecidas y mejores prácticas de la
gestión documental teniendo como base la tecnología de la información y las
comunicaciones.
7. LINEAMIENTOS PARA EL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
7.1. Política del programa de gestión documental
La notaría está comprometida en mantener , garantizar las condiciones encaminadas a la
protección de los documentos desde su producción hasta su disposición final, incorporando
las tecnologías de la información y comunicaciones que garanticen la difusión y acceso a
la información, respetando así el derecho fundamental que tienen los ciudadanos a la
información para lo cual establece:
✓ Contar con tablas de retención documental de tal forma que contemple la estructura de
la notaría.
✓ Los tipos de documentos que en el desarrollo e implementación del programa de
gestión documental tales como actas, procedimientos , guías o formatos deben ser
aprobados y firmados por el notario y personal encargado del archivo o en su defecto
el comité designado.
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✓ Utilizar el medio de conservación de empaste documental designado por la notaría para
los libros o tomos de conservación total de acuerdo con los criterios establecidos en
las tablas de retención documental.
✓ Todos los funcionarios que integran la notaría estarán comprometidos en el proceso de
gestión documental, serán sensibilizados y capacitados según las directrices
establecidas.
✓ Normalizar y estandarizar las actividades de producción, recepción, distribución,
trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los registros o
documentos, a través de la definición de elementos archivísticos que permitan el
manejo adecuado de la documentación, recibida o enviada (interna o externa) por las
diferentes dependencias.
✓ Implementar e incentivar el uso compartido de los archivos o documentos internos o de
revisión mediante las herramientas tecnológicas actuales (OneDrive, drive, carpetas
compartidas).
✓ El personal responsable de la administración del archivo histórico realizara las
siguientes actividades:
• Actualizar los inventarios a través de la base de datos designada para tal fin.
• Llevar un registro actualizado sobre las consultas de los documentos históricos.
• La documentación física creada en las áreas será informada mensualmente al
encargado del proceso o auxiliar documental.
• La responsabilidad de mantener, resguardar el control la información generada al
interior de cada área pertenece directamente a los coordinadores o funcionario
encargado del área.
• Los documentos entregados para resguardo al archivo central estarán relacionados
en el formato.
• Mantener las tablas de retención actualizadas de cada dependencia y estas deberán
ser notificadas al responsable del sistema de gestión documental.
8. IMPORTANCIA DE LA GESTIÒN DOCUMENTAL
Al implementar instrumentos archivísticos dentro de la Notaría no solo protegerá los
procesos documentales, con ahorro en lapso dentro de la dinámica de consulta, costos de
producción, almacenamiento a largo plazo, además de concatenar y fortalecer los sistemas
de Protección de Datos Personales, Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, Sistema
de Gestión de la Calidad, entre otros.
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8.1. Tablas de Retención Documental (TRD)
Las Tablas de Retención Documental son herramientas archivísticas que clasifican, bajo
categorías denominadas series, todos los documentos y registros, constituidos por cada
una de las áreas conforme a la estructura organizacional vigente. A su vez, las Tablas de
Retención Documental definen los tiempos de conservación de cada serie y tipo el
documental, estableciendo la fecha en que los documentos deben ser transferidos,
conservados o eliminados.
8.2. Beneficios de las Tablas de Retención Documental (TRD)
Impactan a gran escala en cada uno de los procesos administrativos de la notaría así:
✓ Facilitan el manejo de la información.
✓ Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter
permanente.
✓ Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
✓ Permiten el manejo integral de los documentos, conociendo realmente que
documentación debe ser digitalizada, conservada, seleccionada y eliminada.
✓ Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y
que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.
✓ Reducen significativamente el costo por almacenamiento documental tanto para
soporte tradicional papel, como para soportes digitales y electrónicos.
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8.3. Tablas de retención documental de la notaría
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8.4. Cuadro de clasificación documental
